Certificación notarial de apertura de libro. ¿Qué hacer en casos de pérdida del libro anterior?

Sr. Notario

Soy miembro de una asociación y dentro de ella existen dos grupos antagónicos. Formo parte de la nueva junta directiva y necesitamos el libro de actas, pero el Gerente, que fuera nombrado por la directiva saliente, no quiere entregar dicho libro ¿Puedo solicitar notarialmente la apertura de un segundo libro efectuando una denuncia?

Roberto Hurtado T.

DNI N°46551221

Respuesta.-

Estimado lector, la denuncia a que usted alude se efectúa ante la policía nacional y la misma tiene lugar cuando se produce la pérdida de uno de los libros de la persona jurídica –para el caso que nos  ocupa-. Con el documento que acredita la denuncia, entre otros requisitos documentales, el notario procede a la apertura de un nuevo libro donde se consignará el número inmediatamente siguiente al libro perdido.

Sin embargo, el caso por usted planteado no obedece a la pérdida de un libro pues usted sí conoce quién lo tiene; lo que sucede es que por las disputas vigentes no le quieren entregar el libro, en cuyo caso deberá necesariamente recurrir al poder judicial para dilucidar su derecho a tener el citado libro y obtenerlo por la fuerza de ser el caso.

No olvide que los órganos de las personas jurídicas asientan sus acuerdos de manera ordenada y cronológica en el llamado libro de actas, iniciando con el número uno y así sucesivamente. Ante el supuesto de pérdida de libro, se abre uno nuevo pues la persona jurídica debe continuar su vida jurídica y plasmar sus acuerdos, pero ello debe hacerse escrupulosa y legalmente, de lo contrario podrían darse consecuencias civiles e incluso penales para los directivos que la representan.

En este caso, de efectuarse la denuncia y apertura de nuevo libro, a sabiendas que el mismo no está perdido, se generaría confusión en los actos de la asociación ante la existencia paralela de dos libros de actas abiertos para una misma persona jurídica.

MARCO A. BECERRA SOSAYA

Notario de Lima